3 ขั้นตอนง่ายๆ
ในการวิเคราะห์และแก้ไขปัญหา
สามารถนำมาประยุกต์ใช้ในชีวิตประจำวันได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยตัวเราเอง
เอาไปใช้ในการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิผลและสร้างการพัฒนาอย่างยั่งยืน 3 ขั้นตอนง่ายๆ ได้แก่
1. การวิเคราะห์ปัญหา
2. หาสาเหตุ
3. ค้นพบแนวทางแก้ไข
ในการดำเนินชีวิตประจำวันของเราแน่นอนว่าย่อมมีปัญหาเกิดขึ้น
บางคนเจอปัญหามากมาย บางคนเจอปัญหาเล็กน้อย บางคนเจอปัญหาเฉพาะหน้า
แล้วเราจะมีวิธีการรับมือกับปัญหาเหล่านั้นอย่างไร ให้มีประสิทธิภาพ
แล้วไม่กลับมาเจอปัญหานั้นๆ อีก
การวิเคราะห์ปัญหา
โดยพื้นฐานปัญหาจะมีอยู่สามลักษณะ
ด้วยกันคือ
1. ปัญหาขัดข้อง
2. ปัญหาป้องกัน
3. ปัญหาพัฒนา
ปัญหาส่วนใหญ่จะมีลักษณะพื้นฐานอยู่ในปัญหาทั้งสามนี้
เมื่อเราพบเจอกับปัญหาใดๆ ก็ตามแล้วเราสามารถแยกให้ออกได้ว่าคือปัญหาลักษณะใด
แนวทางการแก้ไขปัญหาก็จะเปิดออก ให้เราสามารถพัฒนาได้อย่างยั่งยื่นต่อไป การวิเคราะห์ปัญหาเราจะใช้เส้นเวลาในการแบ่งลักษณะของปัญหาออกเป็นทั้ง
3
ลักษณะดังนี้
ปัญหาขัดข้อง
ปัญหาขัดข้องหมายถึงปัญหาที่ปกติไม่เป็นปัญหาแต่แล้วก็เป็นปัญหา
เราสามารถแก้ไขได้แล้วผ่านไป เช่น
ปกติไปทำงานรถไม่ติดแต่วันนี้รถติดเพราะมีการซ่อมท่อน้ำ
ถ้าเรารู้ล่วงหน้าเราก็สามารถหลีกเลี่ยงเส้นทางที่รถติดได้
ปัญหาลักษณะนี้มักอยู่ไม่นาน และสามารถแก้ไขเฉพาะหน้าได้
ปัญหาป้องกัน
ลักษณะของปัญหาป้องกัน
คือ เราสามารถคาดเดาได้ว่าในอนาคตจะเกิดปัญหาอะไรบ้าง
คนส่วนใหญ่จะรู้ปัญหาเหล่านี้อยู่แล้วแต่มักจะเคยชินกับการที่ปัญหาเกิดก่อนแล้วค่อยหาทางแก้
เช่น ถ้าเราไม่ออกกำลังกายอนาคตร่างกายเราจะอ่อนแอ่ โรคภัยไข้เจ็บจะถามหา แต่ปัจจุบันเราก็ยังไม่ออกกำลังกาย
ปล่อยให้โรคภัยไข้เจ็บถามหาเราถึงจะไปหาหมอ หรือเริ่มออกกำลังกาย
ดังนั้นปัญหาป้องกันคือ เรารู้ว่าในอนาคตจะเป็นปัญหาแน่ๆ
บางที่เราอาจจะรู้ถึงผลลัพธ์ของปัญหานั้นๆ
หรือเราอาจจะประเมินผลลัพธ์ของปัญหานั้นน้อยไปก็เป็นได้
ปัญหาพัฒนา
ปัญหาพัฒนาหมายถึงปัญหาที่ปัจจุบันเป็นปัญหาอยู่
และอนาคตปัญหานี้จะทวีความรุนแรงมากขึ้น เช่น ปัญหารถติดในกรุงเทพ ปัญหาน้ำถ่วม
ปัญหาพนักงานลาออก ปัญหาคนรักขี้บ่น
ปัญหาลักษณะนี้เมื่อเกิดความเคยชินปัญหาจะไม่ถูกแก้ไขและกลายเป็นดินพอกหางหมู
ลองนึกถึงเด็กที่พ่อแม่ตามใจเวลาไปเดินตามห้างซิครับ
เด็กเคยร้องไห้เพื่ออยากได้ของเล่น และพ่อแม่ตามใจทุกครั้ง ทุกครั้ง
และทุกครั้งที่พ่อแม่ไม่ซื้อให้ การร้องไห้ก็จะหนักขึ้นเรื่อยๆ กลายเป็นดินพอกหางหมูที่เราสามารถแก้ไขได้แท้ๆ
หาสาเหตุ
เมื่อเราระบุปัญหาได้แล้วสิ่งต่อมาคือการหาสาเหตุของปัญหา
เพราะการแก้ปัญหาอย่างยั่งยืนได้นั้นต้องแก้ที่สาเหตุของปัญหา
ดังการตัดต้นไม้หากเรามั่วแต่ตัดกิ่งก้านใบเดียวก็งอกขึ้นมาใหม่แถมจะมากกว่าเดิมอีกด้วย
แต่หากเราตัดรากถอนโคนปัญหานั้นก็จะไม่งอกขึ้นมาใหม่ ธรรมชาติของสาเหตุมักจะมาจากเรื่องพื้นๆ
ที่เรารู้อยู่แล้วแต่เราไม่ได้คิดถึงนั้นเอง การวิเคราะห์สาเหตุมีวิธีง่าย
โดยผมยกมา 2 model ดังนี้
Model 3E’s + 1 ประกอบด้วย
Engineering
Enforcement
Education
Encourage
Engineering สาเหตุที่ระบบ
โครงสร้าง ระเบียบ ข้อบังคับ เช่น ปัญหารถชนกัน
อาจมีสาเหตุมาจากระบบเบรคของรถไม่สมบูรณ์หรือเสียทำให้เบรคไม่ทันรถชนกัน หรือ
ปัญหาแฟนงอลที่ไม่ได้ทานเข้าเย็นด้วยกัน เพราะอีกคนต้องทำงานดึก
ก็อาจจะมาจากปัญหาโครงสร้างเวลาในการทำงานก็เป็นได้
Enforcement การบังคับใช้
การรักษาสัญญา การปฏิบัติตาม สาเหตุประเภทนี้มักจะมาจากการขาดจิตสำนึกในการทำหน้าที่ของตนเอง
เช่น สามีสัญญากับภรรยาว่าจะนำขยะไปทิ้งแต่ก็ลืมทุกครั้ง หรือ
คนขับรถจอดรถในที่ห้ามจอด สาเหตุมาจากการขาดจิตสำนักในการปฏิบัติตามนั้นเอง
Education การศึกษา
ความรู้ ความเข้าใจ เป็นไปได้ว่าสาเหตุส่วนใหญ่ของปัญหาคือการที่
ขาดความรู้ในเรื่องนั้นๆ อย่างแท้จริง ลองนึกถึงเวลาเราขับรถไปเที่ยวสถานที่ๆ เราไม่เคยไปมาก่อน
ไม่รู้ว่ามีปั้มน้ำไหมอยู่ที่ไหน ห้องน้ำ อาหาร ที่พัก ประมาณว่าถ้าดึกๆ
นี่เจออะไรพุ่งเข้าใส่อย่างเดียว ผมเคยมีประสบการณ์ครั้งหนึ่ง
ไปต่างจังหวัดปวดห้องน้ำมาก แต่ไม่รู้ว่าจะมีปั้มน้ำมันอยู่อีกไกลแค่ไหน
ก็จอดยิ่งกระต่ายข้างทาง สาเหตุนี้อาจนำมาซึ่งปัญหาอุบัติเหตุก็เป็นได้
Encourage ถ้าทุกอย่างมันดีหมดแล้ว
ไม่ว่าจะเป็นการที่มีโครงสร้างดี การบังคับใช้เยี่ยม ความรู้แน่น อาจเป็นไปได้ว่าสาเหตุของปัญหาจะมาจากการขาดการส่งเสริมสนับสนุน
จนกลายเป็นเรื่องที่ไม่รู้จะทำไปทำไม ทำให้กลายเป็นสาเหตุของปัญหาได้เช่นกัน เช่น
น้ำเน่าเสียในคลองจากการที่ชาวบ้านโยนเศษขยะทิ้งลงไป เพราะเห็นว่าใครๆ ก็ทำ
ไม่ได้มีการสนับสนุนส่งเสริมในทางที่ดี
ทำให้สาเหตุนี้ยังเป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับน้ำตามมาอีกมากมาย
Model 3M’s + E ประกอบด้วย
Man
Machine
Media
Environment
Man คน
สาเหตุหลักของทุกปัญหาเกิดจากคน คนขาดความรู้ ขาดทักษะ ความแรงจูงใจ ขาดหลายๆ
อย่างจนกลายเป็นสาเหตุของปัญหาส่วนใหญ่
ดังนั้นการแก้ปัญหาใหญ่ควรเริ่มวิเคราะห์คนที่เกี่ยวข้องกับปัญหา
Machine เครื่องจักร
อุปกรณ์ ก็อาจจะเป็นสาเหตุของปัญหาได้เช่นกัน เช่น
ผมเคยเจอรถติดในซอยมากอย่างที่ไม่เคยเจอมาก่อน (ปกติในซอยบ้านรถจะไหลได้เรื่อย
แต่วันนั้นรถไม่ขยับเลย) เมื่อมาถึง 4 แยกก็พบกับสาเหตุของปัญหาคือ
ไฟสัญญานจราจรเสียทำให้รถต้องแย่งกันไปทางตรงก็มาเร็วมากทางออกจากซอยก็ไปไม่ได้
จริงๆแล้วเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ ก็เป็นสาเหตุของปัญหาได้เช่นกัน
Media การสื่อสาร
ประชาสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร
อันนี้ถ้าผิดพลาดไปย่อมเป็นสาเหตุของปัญหาใหญ่ตามมาได้อย่างไม่น่าเชื่อ
เมื่อประมาณสิ้นปี 2559 Social Network Facebook ออกประกาศเตือนเรื่องแผ่นดินไหวในกรุงเทพมหานคร
ทำให้ญาติพี่น้องโทรหาผมให้อพยพออกจากกรุงเทพ
ปัญหานี้เกิดจากการรับรู้ข่าวสารที่ผิดพลาดอย่างไม่น่าเชื่อ โดยเฉพาะความเร็วของ Social
Network ออกประกาศเตือนผิดพลาดเวลา ประมาณหนึ่งทุ่ม
ไม่เกินทุ่มครึ่งทุกคนจะรู้เรื่องหมดแล้ว
Environment สภาพแวดล้อมก็เป็นสาเหตุหลักของปัญหาใหญ่ๆ
เช่น ปัญหายาเสพติดในบางบริบท เกิดจากสภาพแวดล้อมในชุมชน สภาพแวดล้อมในโรงเรียน
สภาพแวดล้อมของสังคมเพื่อน ก็เป็นปัญหาให้เยาวชนเข้ามาเกี่ยวข้องกับยาเสพติดได้ หรือลองนึกถึงเรื่องในออฟฟิศดูก็ได้ครับ
ถ้าคนรอบตัวคุณอ้วน สักพักคุณจะอ้วนตาม มีทฤษฎีหนึ่งกล่าวว่าคุณคือผลรวมของคน 5
คนรอบตัวคุณ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องรายได้ น้ำหนัก นิสัย
นี้ก็มาจากสาเหตุ สภาพแวดล้อมได้
เมื่อเราได้ทั้งปัญหา
และทราบสาเหตุของปัญหานั้นๆ แล้วเราก็จะเริ่มมองเห็นแนวทางแก้ไขปัญหาได้ โดย 1
ปัญหาอาจมีหลายสาเหตุ 1 สาเหตุอาจใช้หลายแนวทางได้
และเมื่อเราวิเคราะห์ปัญหาเราอาจเจอกับปัญหาใหม่ขึ้นมา อย่าเอามารวมกันนะครับ
ไม่งั้นปัญหาแรกจะไม่ได้แก้ ให้แยกไว้ก่อนแล้วนำมาวิเคราะห์ตามกระบวนการอีกครั้งก็ได้เช่นกัน
ค้นพบแนวทางแก้ไข
หลังจากที่เรา รู้ปัญหา
รู้สาเหตุ เราก็เอาแต่ละสาเหตุมาแก้ไข เรียกว่าหาแนวทางแก้ไข ซึ่ง 1
สาเหตุอาจมีได้หลายแนวทาง ตัวอย่างการค้นพบแนวทางแก้ไข
ปัญหาอ้วน
(น้ำหนักเยอะ)
มีสาเหตุมาจาก
1. กินจุกจิก
2. กินอาหารมีไขมันเยอะ
3. ไม่ออกกำลังกาย
คราวนี้เราก็เอา
สาเหตุที่ 1. กินจุกจิก มาหาแนวทางแก้ไข ได้ดังต่อไปนี้
แนวทางแก้ไขที่ 1.
ไม่พกเงิน ทำให้ไม่มีเงินซื้อขนม
แนวทางแก้ไขที่ 2.
ดื่มแค่น้ำเปล่าเท่านั้น
ห้ามดื่มน้ำที่มีน้ำตาลหรือครีมเทียมโดยเด็ดขาด
แนวทางแก้ไขที่ 3.
ถ้าได้รับขนมที่มีคนเอามาฝากเราก็เอาไปให้คนอื่นทานแทน
จะเห็นว่าใน 1
สาเหตุเราก็สามารถหาแนวทางแก้ไขได้ 3 แนวทางด้วยกัน
จากนั้นเราก็ไปหาแนวทางแก้ไขจากสาเหตุที่เหลืออีก 2 สาเหตุ
นั้นเอง
คราวนี้เมื่อเราวิเคราะห์ปัญหาเป็นแล้วว่าเป็นปัญหารูปแบบไหน
(ขัดข้อง ป้องกัน พัฒนา) และรู้ว่าเป็นสาเหตุประเภทไหน (3E’s+1
, 3M’s + E) และสามารถหาแนวทางแก้ไขได้เป็นที่เรียบร้อย
ให้เรากำหนดผลลัพธ์ 3 ระดับเพื่อที่จะได้ยุติปัญหาได้อย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพ
โดยผลลัพธ์ 3 ระดับมีดังนี้
ผลลัพธ์ 3
ระดับ
1. Ultimate Outcome
2. Outcome
3. Output
Ultimate Outcome คือผลลัพธ์ขั้นสูงสุดที่เราต้องการ
หมายถึงว่า เมื่อแก้ไขปัญหานี้แล้วเราต้องการผลลัพธ์อะไรจากการแก้ไขปัญหาดังกล่าว
เช่น ปัญหาอ้วน Ultimate Outcome อาจจะเป็น “สุขภาพดีมี
ซิกแพ็ค” ถ้าจะบรรลุการแก้ไขปัญหานี้ได้ ต้องมีสุขภาพดี และต้องมี ซิกแพ็ค นั้นเอง
Outcome คือผลลัพธ์จากการแก้สาเหตุของปัญหา
เช่น ปัญหาอ้วน มีสาเหตุจากการกินจุกจิก ดังนั้น Outcome ของเราอาจจะเป็น
“ทานอย่างมีวินัยตามเวลา 3 มื้อเท่านั้น” หมายความว่าเมื่อแก้ไขปัญหาสำเร็จเราจะไม่สามารถทานของทานเล่นได้เลยนอกเวลาอาหาร
3 มื้อ
Output คือผลลัพธ์จากการบรรลุแนวทางแก้ไขปัญหา
เช่น แนวทางไม่พกเงิน ผลลัพธ์ที่เราต้องการคือ ไม่ซื้อขนมใดๆ ทั้งสิ้น
(ของกินเล่นจุกจิก)
นอกจากผลลัพธ์สามระดับแล้วเรายังต้องคำนึงถึงทรัพยากรที่เราใช้ในการแก้ไขปัญหาด้วยว่าประกอบด้วยอะไรในการเขียนแผนการแก้ไขปัญหา
ทรัพยากร
ประกอบไปด้วย เงิน คน
เครื่องมือ ใช้เงินเท่าไร ใช้ใครบ้าง และใช้อุปกรณ์อะไรในการแก้ไขปัญหา
ย้อนกลับไปดู ปัญหาอ้วน สาเหตุไม่ออกกำลังกาย แนวทางแก้ไขคือวิ่งทุกเช้า
เข้าฟิตเน็ตทุกเย็น มีทรัพยากรมาเกี่ยวข้องแล้ว เช่น ต้องใช้เงินซื้อรองเท้าวิ่ง
ใช้เทรนเนอสอนเล่นฟิตเน็ต ใช้อุปกรณ์จับเวลาหรือเครื่องยกน้ำหนัก
ดังนั้นการเขียนแผนแก้ไขปัญหาต้องระบุสิ่งเหล่านี้เข้าไปด้วยจะทำให้เราสามารถรู้ว่าเราจะสามารถแก้ไขปัญหาได้
และยั่งยืนหรือไม่นั้นเอง
นี้ก็เป็นวิธีง่ายๆ
ในการแก้ไขปัญหาที่นำมาฝากกันนะครับ (เรียนมาจากอาจารย์อีกทีครับ) ถ้าสิ่งที่ทุกท่านอ่านมีประโยชน์ไม่มากก็น้อยสามารถแชร์และแบ่งปันต่อได้ครับ
สิทธินันท์ มลิทอง
วิทยากร
061-824-6952
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น